Prezenty firmowe i Welcome Packi / Czego naprawdę chcą działy HR i czego nikt naprawdę im nie proponuje

Zapytaliśmy kilkanaście osób z obszaru HR, co naprawdę idzie nie tak z prezentami firmowymi i welcome packami

Cała nasza branża wysyła katalogi. Grubo, kolorowo, tysiąc pozycji - wybierz sobie.

W ostatnich tygodniach przeprowadziliśmy wywiady z przedstawicielami firm IT, produkcyjnych i usługowych. Zapytaliśmy kilkanaście osób, które odpowiadają za zarządzanie prezentami firmowymi dla pracowników: dyrektorów HR, HR Managerów, HR Business Partnerów, specjalistki i specjalistów ds. HR, EB, People and Culture. W naszym kwestionariuszu padło m.in. pytanie, czego brakuje im u obecnego dostawcy. Ani jedna nie odpowiedziała: większego katalogu. Ani jedna nie odpowiedziała: niższej ceny.

Nikt nie prosi o katalog, czyli ale to ty dzwonisz

Najczęstsza odpowiedź brzmiała: pomysłów. Propozycji, które przychodzą same, zanim ktokolwiek jeszcze wyśle zapytanie. Na pytanie, czego oczekują od partnera, 100% badanych wskazało doradztwo, a nie samą obsługę sprzedażową. Bez wyjątku. To dość bezlitosny wynik dla całej kategorii. Typowy dostawca czeka na zapytanie, odsyła wycenę, potem czeka na kolejne zapytanie. I dostaje dokładnie to, na co pracuje: status podwykonawcy, którego wymienia się bez żalu.

„Wizualizacji na realnych przedmiotach, aktywnych propozycji zamiast oczekiwania na zapytania." Ewa Ryś, HR Manager, Mobile Vikings, o tym, czego brakuje obecnemu dostawcy

Około 15% badanych firm nie ma stałego dostawcy w ogóle. Nie dlatego, że szukają taniej. Dlatego, że nikt nigdy nic im nie przyniósł.

Każdy nieudany prezent poległ na jakości albo na przewidywalności

Poprosiliśmy naszych rozmówców o wskazanie najgorszego prezentu firmowego, jaki kiedykolwiek dostali. Odpowiedzi ułożyły się w jedną listę: mikser (ewidentnie pochodzący z czyszczenia magazynu), wiotka torba podróżna, plastikowa butelka niskiej jakości, leżak plażowy, niesmaczne ciastka - i kalendarze.

Ani jedna osoba nie opisała dobrego pomysłu, który został źle wykonany. Wszystkie propozycje poległy na jakości albo na przewidywalności. Co ciekawe, 30% badanych nie potrafiło przypomnieć sobie żadnego złego prezentu, co też o czymś świadczy.

„Pudełko przeterminowanych ciasteczek - ciasteczka wyrzuciłam, pudełko zostało. Nie lubię, gdy dostajemy wino, dżemiki, herbaty. Alkohol jest passe, wystarczy kartka z życzeniami." Ewa Łuszczek, HR Manager, Panasonic Cold Chain Poland, o najgorszym prezencie firmowym

Jedna dobra rzecz bije na głowę trzy tanie

Daliśmy prosty scenariusz: 25 euro na osobę. Jeden porządny przedmiot czy kilka mniejszych? Blisko 70% wybrało jeden porządny. Pozostałe 30% wolało zestaw, ale i tak odrzuciło wszystko, co tanie. Padały bardzo konkretne rzeczy: ręczniki do sauny, torby termiczne, multitoole, plecaki podróżne, kubki termiczne, porządne koszulki. Przedmioty, które człowiek zabiera do domu i faktycznie ich używa.

To nie znaczy, że estetyka się  nie liczy. W młodszych digitalowych zespołach potrafi być kluczowa. Jednakże nie warto jej narzucać z góry, przed poznaniem zespołu.

Kilka osób poszło w tym myśleniu o krok dalej. Skoro trafienie w gust całej firmy jest trudne, to może nie trzeba zgadywać?

„Aby pracownik mógł sam sobie wybrać gadżet z dostępnej puli i zamówić to, czego potrzebuje." Małgorzata Hołowiak, HR Manager, o jednej zmianie, którą wprowadziłaby w procesie przekazywania prezentów dla pracowników

Wąska pula zamiast otwartego katalogu, trzy albo cztery dobrze wybrane pozycje, a decyzja po stronie odbiorcy. Kontrola nad jakością zostaje u Ciebie, ryzyko chybienia spada do zera. Mamy kilka wariantów takiego rozwiązania.

Zaufanie jest zero-jedynkowe

To najbardziej osobliwy wykres z całego badania. Zapytaliśmy, jak prawdopodobne jest, że zamówią coś nowego u sprawdzonego dostawcy, w ogóle nie porównując ofert. Blisko 40% odpowiedziało: 10 (w dziesięciopunktowej skali). Kolejne 40% dało 4 - albo mniej. W środku nie było nikogo. Ani jednej piątki, ani jednej szóstki. Zaufanie w tej kategorii nie rośnie stopniowo. Albo je masz od początku, albo nie masz go wcale. Dziesiąty mail z serii follow-up niczego nie zmieni. Cała gra rozgrywa się przy pierwszym kontakcie.

Co wygrywa ów pierwszy kontakt? Prawie połowa badanych chce spersonalizowanej propozycji przygotowanej pod ich firmę. Prawie tyle samo oczekuje fizycznej próbki na biurku, bo katalog nie oddaje ani faktury materiału, ani gabarytu - zwykły katalog online wskazało najmniej osób.

Kilka osób opowiedziało tę samą historię: zamówiły torbę czy butelkę dopiero po tym, gdy wzięły ją do ręki na targach. Nie po tym, kiedy zobaczyły zdjęcie.

Lokalność > zrównoważony rozwój

Ekologia realnie wpływa na decyzję mniej więcej u 30% badanych. U kolejnych 30% działa jako języczek u wagi. Dla pozostałych nie ma najistotniejszej wagi. Kilka osób wprost odbiło się od eko-narracji. A jednym z najgorzej ocenionych prezentów w całym badaniu był zestaw etui na laptopa uszytych z banerów z odzysku.

Co realnie się liczy, to pochodzenie prezentów. Głównie z powodów proceduralnych, nie światopoglądowych. Jedna z firm nie zamówi niczego z określonego regionu świata, bo zabrania tego wewnętrzna polityka. Inna świadomie stawia na polskich dostawców i lokalnych przedsiębiorców.

Wniosek jest krótki: zamiast pisać „eko", napisz, kto to zrobił i gdzie. W formie, którą dział zakupów wpina do dokumentacji bez dodatkowych pytań. My produkujemy w UE - ten komunikat mamy sformułowany klarownie.

Mierzenie skuteczności a budżet na prezenty firmowe

Prawie połowa badanych nie sprawdza efektu wręczania prezentów firmowych w żaden sposób. Blisko 40% opiera się na nieformalnych reakcjach. Tylko 15% prowadzi ankiety.

Skuteczność ocenia się po tym, czy komuś zaświeciły się oczy.

To ma konsekwencję, o której mało kto mówi na głos. Bywa, że osoba zamawiająca prezenty nie jest osobą zatwierdzającą budżet. HR i Employer Branding to często inicjatorzy, zlecenie zaś podpisuje dyrektor finansowy albo zarząd. Bez konkretnych liczb ta dyskusja staje się rozmową o guście. A rozmowę o guście z finansami przeważnie się przegrywa.

Nie potrzebujesz do tego badania za trzydzieści tysięcy złotych na grupach fokusowych. Wystarczą trzy pytania wysłane miesiąc po akcji: czy używasz, czy wziąłeś do domu, czy pokazałeś komuś spoza firmy. Jedna liczba w przyszłym roku bije dziesięć slajdów o kulturze organizacji. Jak przełożyć ją na konkretne widełki, opisaliśmy w tekście o rozpisaniu rocznego budżetu.

Co z tym zrobić u siebie

Rekomendacje wychodzą różne w zależności od tego, gdzie siedzisz. Jeśli odpowiadasz za Employer Branding i People and Culture. Twoim wąskim gardłem jest obrona decyzji. Zejdź z liczby pozycji w zestawie i wejdź w jakość jednej. Poproś o próbkę z Twoim nadrukiem, zanim poprosisz o cenę.

Jeśli ogarniasz eventy, stronę www i przy okazji prezenty. Twoim wąskim gardłem są decyzje, nie realizacja. Szukaj kogoś, kto przyjdzie z gotową koncepcją i weźmie na siebie całą resztę, od projektu po dostarczony karton. Wtedy jedyne, co musisz zrobić, to powiedzieć „tak" albo „nie".

Warianty w zależności od okazji:

• Welcome Pack. Jedna rzecz, którą nowa osoba zabierze do domu pierwszego dnia, plus drobiazgi na biurko. Nie odwrotnie.

• Święta i sezon. Największa pokusa, żeby wysłać wino i czekoladę. Największa szansa, żeby zrobić coś, co ktoś zapamięta.

• Prezenty dla klientów. Tu pochodzenie i jakość wykonania widać najszybciej, bo przedmiot ląduje u kogoś, kto ocenia Twoją firmę z dystansu.

• Eventy i konkursy wewnętrzne. Miejsce na rzeczy z charakterem: przypinki emaliowane, firmowa wersja gry planszowej, coś, co żyje własnym życiem na firmowym Slacku.

  
  

FAQ

Ile realnie wydać na osobę? 

Zacznij od przedmiotu, nie od kwoty. Jedna z badanych firm zamówiła same koszulki, bez nadruku, po 90 złotych za sztukę, bo zespół nosi je codziennie. Kiedy wiesz, co ma przetrwać rok, budżet policzy się sam.

Czy wszyscy w firmie powinni dostać to samo?

Niekoniecznie. Badani, którzy trafiali najlepiej, dzielili zespół na grupy. W firmie z dużą liczbą inżynierów sprawdzają się multitoole i narzędzia. W firmie z podziałem na biuro i budowę do biura idą torby termiczne i notesy, a na budowę bluzy i skarpetki. Ta sama okazja, inny dobór.

Od czego zacząć rozmowę z nowym dostawcą?

Od prośby o próbkę z Twoim logo, nie od pytania o cennik. Zobaczysz jakość nadruku, wagę materiału i to, czy druga strona w ogóle rozumie Twoją markę. Trzy tygodnie później ta sama informacja kosztuje znacznie więcej.

Na koniec

Najciekawsze w tym badaniu jest to, czego w nim nie było. Nikt nie prosił o niższą cenę. Nikt nie prosił o szerszy asortyment. Wszyscy prosili, żeby ktoś wreszcie zaproponował coś kreatywnego i szytego na miarę.

To kilkanaście pogłębionych rozmów, a nie sondaż na tysiącu firm, więc potraktuj procenty jako kierunek, a nie wyrok. Choć trzeba odnotować wyjątkową zgodność odpowiedzi na wiele pytań.

Jeśli masz potrzeby związane z prezentami firmowymi na jesień lub grudzień, napisz do nas: jaki zespół, jaka branża, jaki budżet. Odeślemy Ci to, czego naprawdę potrzebujesz.